Préambule

Le GIE HELP ME, via son département EXACORD, accorde une importance fondamentale au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles des utilisateurs de son site internet exacord.fr, de ses clients, prospects, partenaires, ainsi que des personnes concernées par ses activités de recouvrement amiable et contentieux.

La présente politique de confidentialité a pour objet de vous informer, de manière claire et transparente, sur la manière dont nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 et à la loi française n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ».

Nous vous invitons à lire attentivement la présente politique afin de comprendre nos pratiques en matière de protection des données et les droits dont vous disposez.

1. Identité du responsable de traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

GIE HELP ME, agissant via son département EXACORD
Siège social : 97 Boulevard Saly, 59300 Valenciennes, France
Adresse de l’établissement EXACORD : 5 Avenue du Sénateur Girard, 59300 Valenciennes, France
SIREN : 480 332 493
Email : contact@exacord.fr

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

• Par email : dpo@ecole-distance.fr
• Par courrier : EXACORD, Service Protection des Données, 5 Avenue du Sénateur Girard, 59300 Valenciennes.

2. Données personnelles collectées

Nous collectons et traitons différentes catégories de données personnelles selon votre relation avec EXACORD.

2.1 Données collectées via le site internet

Lorsque vous naviguez sur exacord.fr ou que vous utilisez nos formulaires de contact, nous pouvons collecter :

• Données d’identification : nom, prénom, fonction
• Données de contact : adresse email, numéro de téléphone
• Données professionnelles : nom de l’établissement représenté, fonction occupée
• Contenu de vos demandes : messages transmis via les formulaires
• Données de connexion : adresse IP, type de navigateur, pages consultées, durée de visite (via cookies, sous réserve de votre consentement)

2.2 Données collectées dans le cadre de la relation client

Lorsque vous êtes client d’EXACORD (organisme de formation, école), nous traitons :

• Données d’identification de l’entreprise : raison sociale, SIRET, adresse, forme juridique
• Données des interlocuteurs : nom, prénom, fonction, email professionnel, téléphone
• Données contractuelles : conditions, échanges, missions confiées
• Données financières : coordonnées bancaires nécessaires à la facturation

2.3 Données collectées dans le cadre de l’activité de recouvrement

Dans le cadre de notre activité de recouvrement amiable et contentieux, nous traitons les données des débiteurs (élèves de nos clients) qui nous sont transmises par nos clients. Ces données peuvent inclure :

• Données d’identification : nom, prénom, date de naissance
• Coordonnées : adresse postale, email, numéro de téléphone
• Données relatives à la créance : montant dû, nature de la dette, antériorité, échéances
• Documents juridiques : contrat de formation, factures, mises en demeure
• Historique des échanges : communications avec le débiteur, propositions, accords
• Données économiques et sociales : uniquement lorsqu’elles sont nécessaires à l’évaluation de la situation et communiquées librement

Nous ne collectons jamais de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD (origine, opinions politiques, convictions religieuses, données de santé, etc.), sauf si cela est strictement nécessaire et avec votre consentement explicite.

3. Finalités et bases légales des traitements

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes, sur les bases légales suivantes :

3.1 Gestion des demandes via le site internet

• Finalité : répondre aux demandes d’information, devis et contact
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD)
• Données concernées : identité, coordonnées, contenu de la demande

3.2 Gestion de la relation commerciale et contractuelle

• Finalité : conclusion, exécution et suivi des contrats de prestation
• Base légale : exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD)
• Données concernées : identité, coordonnées professionnelles, données contractuelles et financières

3.3 Activité de recouvrement de créances

• Finalité : recouvrement amiable et contentieux de créances pour le compte de nos clients
• Base légale : intérêt légitime de notre client créancier (article 6.1.f du RGPD), dans le respect du décret n°96-1112 du 18 décembre 1996
• Données concernées : identité du débiteur, coordonnées, données relatives à la créance et aux échanges

3.4 Respect des obligations légales

• Finalité : respect de nos obligations comptables, fiscales et légales
• Base légale : obligation légale (article 6.1.c du RGPD)
• Données concernées : données contractuelles, financières et de facturation

3.5 Prospection commerciale

• Finalité : communication d’informations sur nos services aux professionnels susceptibles d’être intéressés
• Base légale : intérêt légitime pour la prospection BtoB (article 6.1.f du RGPD)
• Données concernées : identité et coordonnées professionnelles

3.6 Mesure d’audience du site

• Finalité : analyser la fréquentation et améliorer l’expérience utilisateur
• Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD)
• Données concernées : données de navigation (cookies)

4. Destinataires des données

Vos données personnelles sont strictement réservées à un usage interne et ne sont communiquées qu’aux personnes ayant besoin d’en connaître pour les finalités précitées.

Elles peuvent être transmises aux destinataires suivants :

• Personnel habilité d’EXACORD et du GIE HELP ME : agents de recouvrement, équipe juridique, équipe commerciale, direction
• Nos clients : dans le cadre du suivi des dossiers qui nous sont confiés (reporting sur l’avancement)
• Commissaires de justice partenaires : dans le cadre des procédures contentieuses
• Avocats : en cas de procédure judiciaire
• Prestataires techniques : hébergeur OVH, prestataire de messagerie, outils CRM, sous-traitants liés par des accords de confidentialité conformes au RGPD
• Administrations et autorités compétentes : sur demande légale (tribunaux, administration fiscale, CNIL)

Nous nous engageons à ce qu’aucune donnée ne soit cédée, vendue ou louée à des tiers à des fins commerciales.

5. Transferts de données hors Union européenne

EXACORD privilégie le traitement de vos données au sein de l’Union européenne. Notre hébergeur OVH dispose de datacenters situés en France et en Europe.

Dans le cas où un transfert de données hors de l’Union européenne serait nécessaire (par exemple via certains outils numériques), nous nous assurons que ce transfert s’effectue dans un cadre garantissant un niveau de protection adéquat, notamment :

• Vers un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne
• Sur la base de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne
• Avec votre consentement explicite et éclairé

6. Durée de conservation des données

Vos données personnelles sont conservées pour une durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités précitées, conformément aux dispositions légales en vigueur.

Durées de conservation appliquées :

• Prospects (personne ayant pris contact sans devenir client) : 3 ans à compter du dernier contact
• Clients : durée de la relation contractuelle, puis archivage pendant la durée des prescriptions légales applicables (généralement 5 à 10 ans selon la nature des données)
• Données comptables et fiscales : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L.123-22 du Code de commerce)
• Données des débiteurs (recouvrement) : durée nécessaire au traitement du dossier, puis archivage selon les délais de prescription applicables (généralement 5 ans à compter du règlement définitif ou de l’abandon du dossier)
• Cookies : 13 mois maximum à compter de leur dépôt
• Données de connexion (logs serveur) : 1 an conformément à la réglementation

À l’issue de ces durées, vos données sont soit supprimées, soit anonymisées à des fins statistiques.

7. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

7.1 Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir confirmation que des données vous concernant sont (ou ne sont pas) traitées, et le cas échéant, d’accéder à ces données.

7.2 Droit de rectification

Vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.

7.3 Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles dans les cas prévus par la loi (données plus nécessaires, retrait du consentement, opposition au traitement, etc.).

Attention : ce droit ne s’applique pas lorsque la conservation des données est nécessaire au respect d’une obligation légale (par exemple, conservation des données comptables).

7.4 Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances, notamment si vous contestez l’exactitude des données ou si vous vous opposez au traitement.

7.5 Droit à la portabilité

Vous pouvez demander à recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission directe à un autre responsable de traitement.

7.6 Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer, à tout moment et sans frais, au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données pour des raisons tenant à votre situation particulière, sauf motifs légitimes impérieux prévalant sur vos intérêts.

7.7 Droit de retirer son consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela remette en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

7.8 Droit de définir des directives post-mortem

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès, conformément à l’article 85 de la loi Informatique et Libertés.

Comment exercer vos droits

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous adresser votre demande accompagnée d’une copie de votre pièce d’identité :

• Par email : dpo@ecole-distance.fr
• Par courrier : EXACORD, Service Protection des Données, 5 Avenue du Sénateur Girard, 59300 Valenciennes

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demandes complexes ou nombreuses, auquel cas nous vous en informerons.

Droit de réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy, TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Téléphone : 01 53 73 22 22
Site web : https://www.cnil.fr

8. Sécurité des données

EXACORD met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles, et les protéger contre toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé.

Mesures mises en place :

• Hébergement sécurisé sur des serveurs OVH situés en France
• Chiffrement des communications via le protocole HTTPS (certificat SSL)
• Politique de mots de passe robustes et authentification renforcée pour les accès internes
• Sauvegardes régulières des données
• Accès aux données limité aux personnels habilités, sur la base du principe du besoin d’en connaître
• Formation et sensibilisation du personnel à la protection des données
• Engagements de confidentialité signés par l’ensemble des collaborateurs et sous-traitants
• Procédures de gestion des incidents de sécurité et de notification des violations de données

Malgré toutes les précautions prises, aucune transmission de données sur Internet ne peut être totalement sécurisée. C’est pourquoi nous encourageons les utilisateurs à faire preuve de prudence dans la communication de leurs données personnelles en ligne.

9. Cookies et traceurs

Le site exacord.fr utilise des cookies et technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement, mesurer son audience et améliorer votre expérience utilisateur.

9.1 Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone) lors de la consultation d’un site internet. Il permet de stocker des informations relatives à votre navigation.

9.2 Types de cookies utilisés

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au bon fonctionnement du site. Ils permettent par exemple de mémoriser vos préférences de navigation, de gérer la sécurité ou d’assurer la fluidité de la navigation. Ils ne nécessitent pas votre consentement.

Cookies de mesure d’audience

Ces cookies nous permettent de comprendre comment vous interagissez avec le site, quelles pages sont les plus consultées et de mesurer l’efficacité de notre contenu. Ils sont soumis à votre consentement préalable.

Cookies fonctionnels

Ces cookies permettent de personnaliser votre expérience, comme la mémorisation de vos préférences. Ils sont soumis à votre consentement préalable.

9.3 Gestion de vos préférences

Lors de votre première visite, un bandeau d’information vous permet d’accepter, refuser ou personnaliser les cookies non essentiels.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences :

• Via le bandeau de gestion des cookies présent sur le site
• Directement depuis les paramètres de votre navigateur (Chrome, Firefox, Safari, Edge, etc.)

Le refus des cookies non essentiels n’affectera pas votre capacité à consulter le site, mais peut limiter certaines fonctionnalités.

9.4 Durée de conservation

Les cookies déposés sur votre terminal ne sont pas conservés au-delà de 13 mois. Au terme de cette durée, votre consentement vous sera à nouveau demandé.

10. Mineurs

Le site exacord.fr s’adresse à un public professionnel (organismes de formation, écoles) et non aux mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès de mineurs de moins de 15 ans.

Si nous avions connaissance qu’un mineur de moins de 15 ans nous a transmis ses données personnelles sans le consentement de ses représentants légaux, nous procéderions à leur suppression dans les plus brefs délais.

11. Modifications de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment pour s’adapter aux évolutions législatives, réglementaires ou techniques.

Toute modification substantielle vous sera notifiée par un moyen approprié (mention sur le site, email aux clients concernés).

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour.

12. Contact

Pour toute question, demande ou réclamation relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

EXACORD, Service Protection des Données
5 Avenue du Sénateur Girard
59300 Valenciennes, France
Email : dpo@ecole-distance.fr

Dernière mise à jour : 12/05/2026